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样板案例

用友OA & ERP集成应用在山东华鼎伟业

发布人:烟台致友软件     发布时间:2015-07-28 10:17
所属行业:LED照明
关键词:OA、ERP、OA-ERP集成
协同办公 集成管理
——用友OA & ERP集成应用在山东华鼎伟业
 
综述
山东华鼎伟业能源科技股份有限公司主营LED生产及工程施工服务,使用用友ERP财务供应链系统进行企业业务管理,使用用友OA协同办公处理日常单据的审批及文档的管理。由于OA审核流程的灵活、便捷,合同、生产物料、工程用料的请购,原料的到货、检验通知,发货申请等都使用OA表单系统进行协同处理,ERP操作员根据OA表单审核结果,将合同、请购单、到货单、发货单等信息录入ERP系统。以上业务流程,由于OA申请时书写不规范,在转入ERP时往往无法对应到实际的产品,物料编码,经常弄错,业务和ERP脱节,而且存在严重的重复工作。
基于以上业务情况,进行业务流程优化,打通ERP、OA数据,将OA数据无缝转接到ERP系统,同时支持ERP的单据提交到OA审批,极大利用OA审批的便捷性,减少重复工作的同时更保证了数据的连贯、正确。
一、企业概
1、 企业简介

山东华鼎伟业能源科技有限公司
主营业务:企业专业致力于城市照明、景观照明设计;LED节能光源电子产品的研发、生产和销售,太阳能、风能路灯;光伏电站、光伏应用产品的系统开发与集成等。公司生产的LED路灯、庭院灯、射灯、投光灯、数码管、日光灯、球泡灯达到国内先进水平,产品的使用寿命可达5万-10万小时,体积小、防水、防震、防爆,易于调光、调色,节电率可达60%以上,适合铁路、场馆、码头、工矿、隧道、道路、城市亮化等。
公司具备完善的销售和售后服务体系,在北京、济南、深圳、内蒙、新疆、太原、长春、青岛、河北、辽宁等地设有分公司、办事处,产品远销美国、俄罗斯、韩国、加拿大、德国、新加坡、非洲等海外国家和地区。


2、组织架构图

3、信息化历程
  • 2010-2014用友ERP系统、OA系统独立使用
  • 2014年11月用友ERP-U8、OA集成应用成功上线。
4、ERP部署图
产品线 模块组 部署模块 应用部门
ERP 财务
供应链
总账、应收、应付、固定资产、报表 各业务部门
销售、采购、库存、存货
OA 办公协同 办公协同 各业务部门
ERP-OA集成系统 集成 业务单据集成 各业务部门
 
二、OA-ERP集成优化方案
1、销售业务单据集成
优化销售流程:在ERP中实现 销售订单-销售发货-销售出库-销售开票的流程,取消原OA中的《发货通知单》,在ERP中通过销售发货单的提交送审实现销售发货通知,,提高工作效率;订单及时录入便于其他业务部门查询及销售追踪。
内部订单在OA填写发起,OA审批之后形成ERP销售订单,销售订单为后续发货的依据。
启用发货申请单-ERP发起,发货申请单在ERP中参照销售订单生成并提交OA送审,在OA审核通过后,发货申请单处于审核状态,仓库可参照发货申请单生成销售出库单;
销售与生产紧密联系:销售订单或内部订单及时录入ERP即为客户需求,销售内勤及计划人员都能通过ERP查询,在OA中根据销售订单及时录入《生产任务单》,经过OA评审库存量确定生产数量(生产任务单上可以标明ERP销售订单号)下达生产。
 
2、采购业务单据集成
针对采购业务,ERP与OA系统相结合,采购优化方案如下:
销售-工程-生产-技术等部门在OA上的各种采购申请由ERP采购业务中请购单代替,相关人在OA填写发起,审批流程参照原有OA流程设置,审批通过后自动形成ERP的请购单;
生产用原材料请购计划员可通过生产计划单生产数量,齐套生单生成采购请购单并提交送审;生成原材料采购清单(请购单)在ERP生成之后,提交送审至OA审批。
ERP中采购订单根据请购单生成;
采购到货时由采购在ERP中录入到货单,提交OA送审,经过质检环节如需质检,则品保《材料送检报告》,完成后审核到货单并通知相关人员,自动生成ERP单据,仓库依据ERP到货单生成ERP采购入库单;

三、关键应用价值

  • 提升业务管理效率
拓展了OA协同应用范围,OA中即可完成业务审批和业务报表查看,公司高层无需登陆复杂ERP门户界面,或者等待人员手工统计业务数据,可轻松参与到企业实际经营中的业务审批与监控,有效提高业务管理效率。
  • 提升业务操作效率
业务数据入口唯一,业务人员无需频繁切换系统,避免了ERP与OA系统的数据重复录入,工作繁琐度和数据出错的几率大大降低,工作效率提升。
  • 减少业务纠纷
业务审批意见在OA系统中清晰可见,业务来龙去脉了如指掌,问题根源不在难查究竟,业务节奏及业务准度有效提升。
  • 解决远程应用问题
解决异地机构人员业务单据上报和审批困难。C/S架构应用系统难以有效支持异地办公,OA集成利用OA B/S架构的门户访问ERP业务系统数据,使异地机构业务单据的上报和审批可直接在IE浏览器上完成,这种简单的操作模式为管理层及时有效的了解和监控异地分支机构业务状况提供了有效的技术支持。
  • 提升决策实时性
集成可实时调用ERP系统自定义报表,在通过OA用户的报表赋权后,管理层即可通过OA门户轻松获得来自ERP业务系统的财务报表和业务统计分析报表,更配以图形化的展示界面,让管理者第一时间掌控企业关键数据和经营状况,为决策提供有效的数据基石。
 
 
四、应用效果
  • 业务数据统一。使用OA-ERP集成后,OA填制表单所调用的存货档案、客户档案、供应商档案等基础数据完全取自ERP,数据完全一致,审批过后无缝转入ERP形成业务单据;
  • 减少重复工作、避免出错。由于OA审批的单据自动转入ERP,减少了之前重复录入的工作,也避免了因为数据不一致而导致的错误;
  • 解决远程应用问题。异地机构业务单据的上报和审批可直接在IE浏览器上完成,这种简单的操作模式为管理层及时有效的了解和监控异地分支机构业务状况提供了有效的技术支持,不需要登录复杂的ERP门户进行了解;
  • 业务流程数据存档。凡是在OA审批过的流程在系统中清洗可见,避免日后业务的扯皮,便于了解业务的来龙去脉。
五、客户证言
通过OA和ERP的集成,减少了重复工作,提高了办公效率,通过OA审批让企业的高层更便捷的了解到了ERP,但又不需要打开ERP,整个审批的效率和数据的准确性都大大提高。
 
 
——财务经理  ERP项目经理  张绍红
  六、专家点评
华鼎伟业独立使用ERP和OA系统比较长的时间,在这段时间内业务人员反映出很多问题,比如单据的重复录入,业务流程的繁琐,数据的一致性问题,通过ERP和OA系统集成,很好的解决了暴露出的问题,极大提升了工作效率,优化了业务流程,为财务核算提供了快速、准确的数据。
——致友软件公司项目经理   李志勇
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